勤怠管理システムとは？

勤怠管理のシステムは、労働時間の正確な管理と効率的な人事運営をサポートしてくれます。
また「企業」と「従業員」の双方にメリットをもたらし、法規制の遵守にも役立つ非常に便利なツールです。
このコラムでは、勤怠システムの選定と活用について説明します。

勤怠管理のシステム化の背景

勤怠管理システムは、企業の労働時間の把握と分析に不可欠なツールとなってきています。
 勤怠システムを導入する企業の課題として、下記を正確に把握できていないことなどが挙げられます。

• 従業員の出勤状況
• 労働時間
• 残業時間
• 有給残数

労働法遵守や人件費のコスト拡大など、様々な問題が生じやすくなるため、多くの企業で勤怠管理のシステム化が急速に進められており、既に約52%の企業が導入している一方で約25.2%の企業は導入の必要性を感じるが導入は未定と回答されているケースもあるようです。*

 *参考：【従業員の使いやすさ重視64.9%】建設業における勤怠管理システムの導入状況に関するアンケート結果 | 現場TECH (gemba-tech.jp)

アナログ管理のデメリット

勤怠管理をシステム化しないことには、いくつかのデメリットがあります。
手作業による集計はミスが発生しやすく、時間もかかります。
また、不正打刻の防止が難しく、法改正への対応も迅速に行えない可能性があります。

さらに、労働時間の適切な管理が困難になり、結果として労務コンプライアンス上のリスクが高まることも懸念されます。未払い残業は単に追加で残業代を支払うだけでなく、遅延損害金も支払わなければなりません。在職中の未払い残業代の遅延損害金の利率は、原則として民法404条の法定利率によることになります。民法法定利率は、2023年9月現在は、年3％が適用され、非常に高額となる場合もあります。

給与計算など他システムへの連携が難しく勤怠データの活用が限られてしまうことも、システム化を行わないデメリットの一つです。

勤怠管理システムの導入メリット

勤怠管理システムの導入は、企業の労務管理と業務効率化にメリットをもたらします。
従業員の出勤状況をリアルタイムで把握できることで、労務管理の法令順守を徹底することができ、不正防止や労働時間の正確な管理を実現します。

ジオフェンシング（位置情報）機能を備えたスマートフォンアプリや、ICカードリーダー、生体認証など、多彩な打刻方法をサポートしており、企業のニーズに合わせた柔軟な勤怠管理を実現できます。

また、従業員の入力・申請作業の簡略化によって、ワークフローがスムーズになり、従業員満足度の向上や人事・管理職の労務管理の負担を軽減し、組織全体の生産性向上も期待できます。

さらに、勤怠データの正確性と信頼性が確保されることで、給与計算のミスを減らし、給与担当者の業務の削減にも繋がります。

勤怠管理システム選定のポイント

勤怠管理システムを選定する際には、いくつかの重要なポイントがあります。

• 従業員の多様な勤務形態に対応しているか
• 人事システムや給与計算システムとの連携
• 法令遵守のための機能が備わっているか
• システムの操作性
• 導入コスト
• サポート体制

これらのポイントを踏まえ、自社のニーズに合った勤怠管理システムを選ぶことが、業務の効率化と法令順守に繋がります。
最終的には、従業員の働きやすさと企業の生産性向上を実現するためのツールとして、最適な勤怠管理システムを選定することが重要となります。

弊社ではシステム導入を検討されている皆様を全面的にサポートしております。
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